Klubbhåndbok

Klubbhåndbok for Olsvik IL

Revisjon 2.8

NavnRolleDato/Sign.
Geir WangenLeder, Olsvik IL
Oddvar VabøNestleder, Olsvik IL
Thor SteinslandSportslig Leder, Olsvik IL

1. INNHOLD

  1. INNHOLD 2
  2. REVISJONSHISTORIKK 6
  3. KLUBBHÅNDBOKEN 6
  4. OLSVIK IL 7
    1. Historikk 7
    2. Visjon 7
    3. Verdigrunnlag / Den blå siden 7
  1. Holdninger 10
  2. Fair Play 10
  3. Kompetanseutvikling 11
  4. Kvalitetsklubb 11
  5. ORGANISERING & ROLLEBESKRIVELSER 11
    1. Organisasjonskart 12
    2. Verv (Styret) 12
      1. Leder 12
  1. Nestleder 13
  2. Styremedlem 1 – Sportslig Leder 13
  3. Styremedlem 2 – Kasserer 13
  4. Styremedlem 3 – Ansvarlig Bane/Anlegg 14
  5. Styremedlem 4 – Materialforvalter 14
  6. Varamedlem i Styret 14
  7. Roller / Rollebeskrivelser 14
    1. Sportslig Leder 14
    2. Leder Arrangementsutvalg 15
    3. Leder Økonomi og Sponsorutvalg 16
    4. Leder Bane og Anleggsutvalg 16
    5. Leder Utvalg for Samfunns- og Verdiarbeid 17
    6. Materialforvalter 18
    7. Kasserer 19
    8. Ansvarlig Dommere 19
    9. Ansvarlig Integrering 21
    10. Ansvarlig Fair Play 21
    11. Ansvarlig Dugnad 21
    12. Ansvarlig Marked 21
    13. Treneransvarlig 22
    14. Trenerveileder 23
    15. Koordinator samarbeidslag 24
    16. Ansvarlig IT 24
    17. Ansvarlig Kiosk 24
    18. Hovedtrener 24
    19. Lagleder 25
    20. Hjelpetrener 26
    21. Oppstartansvarlig 26
    22. Ansvarlig for politiattester 27
    23. Ansvarlig FIKS Klubben/overganger 27
    24. Utvalgsmedlem 27
    25. Valgkomite 27
    26. Revisor 27
    27. Spillerutvikler 28
    28. Kvalitetsklubbansvarlig 28
    29. Frivillighetskontakt 28
  8. Utvalg 29
    1. Sportslig Utvalg 29
    2. Økonomi og Sponsorutvalg 29
    3. Bane & Anleggsutvalg 29
    4. Arrangementsutvalg 29
    5. Ungdomsutvalg 30
    6. Utvalg for Samfunns- & Verdiarbeid 30
  9. ØKONOMI 30
    1. Kontoinformasjon 30
    2. Kontingenter 30
    3. Reiser 30
  1. Sponsing internt 30
  2. Kurs 31
  3. Dommerhonorarer 31
  4. Dommerutstyr 31
  5. Stipend 31
  6. Regler i forhold til Bettingselskaper 32
  7. HMS 32
    1. Forsikringer 32
      1. Refusjon av egenandel ved skader 32

Hjertestarter 32

  1. Førstehjelpskurs 33
  2. Politiattester 33
  3. AKTIVITETER 33
    1. Fotball 33
      1. Microlag 33
      2. Seriespill 33
      3. Cupspill 34
  4. RETNINGSLINJER 34
    1. Retningslinjer fra NFF 34
      1. Link til NFF sin hjemmeside 34
      2. Krav til kvalitetsklubb nivå 1 35
    2. KLUBBENS EGNE DOKUMENTER / RETNINGSLINJER 35
      1. Klubbhåndbok 35
      2. Sportsplan 35
      3. Økonomiplan 35
      4. Vedtekter 35
      5. Liste over hvem som innehar verv i klubben 35
      6. Årsplan 35
      7. Retningslinjer for arbeid i styre og utvalg 35
      8. Retningslinjer for lagene 35
  1. Retningslinjer for påmelding til seriespill 36
  2. 36
  3. 36
  4. 36
  5. 36
  6. 36
  7. 37
  8. 37
  9. AVTALER/FORPLIKTELSER 37
    1. Torshov Sport / Nike 37
    2. Leie av Olsvik Grendahus 37
    3. Medarrangør på 17 Mai i Olsvik 37
    4. Handleavtaler 37
    5. Fotballforsikring 37
    6. Klubbforsikring 37
    7. Tilleggsforsikring Landslagsskolen 37
    8. Norges Bingo og Lotteriforbund 37
    9. Forsikringsavtale på klubbhuset 38
    10. 38
  10. Anlegg 38
    1. Olsvikbanen 38
    2. Klubbhus/ballbod 38
    3. Nøkler 38
      1. Ballbod & Garderobe 38
  1. Kiosk 38
  2. Grendahuset 38
  3. Olsvikhallen 39
  4. Nybygget/fellesarealer 39
  5. Port til banen 39
  6. Eiendeler 39
  7. KOMMUNIKASJON / IT VERKTØY 40
    1. Facebook 40
    2. Hjemmesiden / 123 klubb 40
    3. S2S – Trenerverktøy 40
    4. FIKS Klubben 40
    5. Elektroniske overganger 40
    6. E-mail 40
    7. Altinn 41
    8. Idrettsregistreringen 41
    9. Elektronisk arkiv 41
  8. 41

2. REVISJONSHISTORIKK

RevisjonBeskrivelse
1.0 – 11.06.14Utgitt for første gang
2.0 – 08.03.15Utgitt ifm. Kvalitetsklubb 1 arbeidet.
2.1 – 25.02.16Diverse oppdateringer underveis
2.2 – 18.05.16Diverse oppdateringer underveis. Siste oppdateringer i rødt.
2.3 – 25.11.16Oppdatert rollebeskrivelse for varamedlem i styret, nye dommersatser, nye retningslinjer for dugnad.
2.4 – 27.04.17Lagt inn rollebeskrivelse for Kvalitetsklubbansvarlig & Frivillighetskontakt. Oppdatert organisasjonskart.
2.5 – 08.08.17Lagt inn rollebeskrivelse for trenerveileder, og oppdatert rollebeskrivelse for treneransvarlig
2.6 – 06.01.18Oppdatert stillingsbeskrivelser
2.7 – 20.01.19Oppdatert ifm. styre og utvalgssamling 20.10.19. Endringer i rødt.
2.8 – 14.03.20Oppdatert ifm. styresamling 14.03.19. Endringer i rødt.
  1. KLUBBHÅNDBOKEN

Dette er Olsvik IL sin klubbhåndbok. Klubbhåndboken skal revideres årlig og presenteres på årsmøtet i forkant av hver sesong. 

Formålet med Klubbhåndboken er at den skal være et styringsverktøy, ved å gi en oversikt over:

  • Olsvik IL sitt formål 
  • Hvilke konkrete retningslinjer som gjelder for driften av Olsvik IL
  • Hvilken dokumentasjon som skal foreligge og holdes oppdatert

Nye styrevedtak som gjøres underveis vil implementeres fortløpende i Klubbhåndboken. Klubbhåndboken skal være et dynamisk dokument, som tar inn i seg den læringen organisasjonen har gjennom året.

Innholdet i Klubbhåndboken skal ikke bryte med NFF sine retningslinjer for barne-, ungdoms- og senior fotball

4. OLSVIK IL 

4.1 Historie

Olsvik idrettslag ble stiftet 8. mai år 2000. Hensikten med å starte idrettslaget var å gi et fotballtilbud til alle barn og ungdom i nærmiljøet, med Olsvik skole som et naturlig samlingspunkt. Vi skal være en breddeklubb, der alle våre spillere er like viktige.

4.2 Visjon

Olsvik Idrettslag ønsker å være en viktig bidragsyter til miljøet i Olsvik bygden, både på og utenfor banen, slik at både unge og voksne har et godt liv i et trygt og godt nærmiljø.

Olsvik IL sin visjon, er at vi skal jobbe mot å bli «Best i Vest». I dette ligger det at alt som utføres skal være av høyest mulige kvalitet, samtidig som måten det utføres på skal være forankret i verdigrunnlaget vårt. Måten vi oppnår våre resultater på, er minst like viktig som resultatene, både på banen og på styrerommet

4.3 Verdigrunnlag/Den blå siden

Olsvik Idrettslag skal preges av verdiene

  • Ærlighet
  • Åpenhet
  • Demokrati
  • Frivillighet
  • Respekt

Disse verdiene har resultert i «Den Blå Siden», som konkretiserer verdigrunnlaget for Olsvik idrettslag. 

Vi er en ung organisasjon med tilvekst av medlemmer og trenere. Det er i den sammenhengen viktig å ha et skikkelig ståsted for å fortelle alle hvilke verdier vi står for. Bruken av navnet «Den Blå Siden» er basert på våre mørkeblå drakter.

Den blå siden skal deles ut i forbindelse med oppstart av nye lag i klubben, slik at alle blir kjent med våre verdier.

Den blå siden: 

Den blå siden skal deles ut i forbindelse med oppstart av nye lag i klubben, slik at alle blir kjent med våre verdier.

4.4 Holdninger

Både spillere og støtteapparat skal til enhver tid fremvise gode holdninger, i tråd med Olsvik IL sine verdier. Man har også et ansvar for å gripe inn dersom andre rundt lagets aktiviteter ikke klarer å følge våre verdier.

  • Det skal være med stolthet man kler på seg drakten
  • Spillere, trenere, ledere skal alltid arbeide med å utvikle sunne holdninger og respekt ovenfor medspillere, dommere, og motstandere
  • Skolearbeid har alltid prioritet før fotball
  • Skape sunne holdninger i forhold til rus og rusmidler
  • Skape sunne holdninger til hvile og kosthold
  • Det skal være satt opp skilt ved banen som forteller at det er ”Røyking forbudt”, både på og utenfor banen.
  • Utstyr holdes i orden
  • Overholde klubbens vedtatte regler
  • Ansvar for at utstyr kommer ut og inn etter treninger
  • Respekt for trenere, ledere, medspillere, motspillere og dommere.
  • Respektere samarbeid og samhold

4.5 Fair Play

Olsvik IL skal til enhver tid være en Fair Play klubb, iht. til Hordaland Fotballkrets sine til enhver tid gjeldende retningslinjer. 

NFF om fairplay

Klubben skal ha en Fair play-ansvarlig og vedkommende skal ha en instruks. 

For å øke fokus på Fair Play ytterligere, skal:

  • Ansvarlig Fair Play skal informere på leder og spillermøter.
  • Ansvarlig Play skal være tilstede på utvalgte kampdager og observere rammene rundt kampene. 

Det skal være en positiv opplevelse å møte ledere og spillere fra Olsvik IL.

Olsvik IL skal oppnå sine kvalitetsmål, ved å legge til rette for, og kreve, kompetanseutvikling hos trenere og ledere. Klubben skal:

  • Velge «riktige» trenere og ledere allerede på microlag nivå, som respekterer og følger Olsvik IL sin filosofi og retninglinjer. Det er her vi rekrutterer de som følger lagene oppover, og det er ingen selvfølge at alle skal bidra som trenere på lagene. Trenere bør i tillegg ha fotballbakgrunn for å ha et godt utgangspunkt for videre utvikling. 
  • Være flink til å informere Trenere/Ledere om hvilke forventninger som ligger til deres rolle. Informere foreldre om hva de kan forvente av trenere/ledere.
  • Til enhver tid ha oversikt over hvem som er trenere og ledere, og hvilken kompetanse de innehar.
  • Dekke kostnadene til årlige trener/lederkurs til dem som vil delta på slike, og i tillegg oppfordre sterkt til å ta kurs. Stikkord: Vokse med lagene. Tenk bredde. Det har større verdi for klubben å løfte alle ett nivå, en å løfte noen utvalgte mange nivåer.

Krav til kompetanse for roller innenfor den sportslige delen er beskrevet i sportsplanen ref. kapittel 10.2.2. Der ligger også utviklingsplaner for trenere.

4.7 Kvalitetsklubb

Olsvik IL skal til enhver tid opprettholde Kvalitetsklubb 1 status. Vi skal også jobbe mot å bli Kvalitetsklubb Nivå 2.

NFF om Kvalitetsklubb

  1. ORGANISERING & ROLLEBESKRIVELSER

Organiseringen i klubben er delt inn som følger:

Verv:  Styret – som velges på årsmøtet. Olsvik IL har 6 styremedlemmer og 1 varamedlem.

Roller: Funksjoner som må fylles i klubbens daglige drift. Hver Rolle skal vise i organisasjonskartet, og ha en rollebeskrivelse som lister opp Oppgavene i detalj.

Oppgaver: Som nevnt over. Dette er de daglige gjøremålene som de forskjellige rollene må utføre. I noen tilfeller kan oppgaver deles mellom flere Roller. Det skal likevel være entydig hvilken Rolle som har hovedansvaret for at Oppgaver blir utført. Det er veldig viktig å samarbeide godt i grensesnittene.

Utvalg: Roller som naturlig hører sammen er gruppert i Utvalg. Hvert utvalg skal ledes av ett Styremedlem.

  1. Organisasjonskart

Oppdatert organisasjonskart ligger på olsvik IL sin hjemmeside (link under). Alle rollene i organisasjonskartet har en stillingsbeskrivelse i denne klubbhåndboken. 

https://kxweb.no/portal/theme/organization/main.do?siteId=302
  1. Verv (Styret)

Styret i klubben består av følgende verv:

  1. Leder

Lederen er ansvarlig for all virksomhet i Olsvik IL

Oppgaver:

  • Lede Styret i klubben, og være ansvarlig for alle dets aktiviteter.
  • Sikre at klubbens vedtekter etterleves
  • Sikre at klubben driftes innenfor Kvalitetsklubb Nivå 1 rammene, og inneha rollen som Kvalitetsklubbansvarlig.
  • Skal lede Utvalg for Samfunns og Verdiarbeid.
  • Skal være kontaktperson inn i Styret for «Roller som ikke sitter i andre utvalg».
  • Innkalling til- og gjennomføring av 9 styremøter i året
  • Innkalling til- og gjennomføring av Årsmøtet. 
  • Mottaker av innkommende post til klubben. Denne skal fordeles videre til utvalgslederne og kasserer
  • Ivareta langsiktighet og årsplanlegging. Sikre vekst og utvikling av nye tiltak
  • Være eier av Årsplanen og Klubbhåndboken. Begge revideres årlig.
  • Sikre at dokumentasjon arkiveres.
  • Sikre at klubben rapporterer til «omgivelsene». Flere arenaer (Altinn, lotteritilsynet, idrettsregistreringen, FIKS stimuleringsmidler etc.) 
  • Tiltak for å rekruttere nye tillitsvalgte
  • Delta på relevante møter i regi av krets og forbund 
  • Arrangere to førstehjelpskurs i året.
  • Sørge for at honorar satser revideres årlig
  • Representant for OIL på møter / andre tiltak i nærmiljøet
  • Overordnet oversikt over budsjett / økonomi 
  1. Nestleder 

Oppgaver:

  • Være Styrerepresentant fra Økonomi og Sponsorutvalget til Styret i Olsvik IL. Dette innebærer deltakelse på alle Styrets aktiviteter.
  • Være Styrerepresentant fra Arrangementsutvalget til Styret i Olsvik IL. Dette innebærer deltakelse på alle Styrets aktiviteter.
  • Ansvar for kontingent innbetaling 
  • Ansvarlig for ajourføring av medlemslister
  • Å utforme retningslinjer for – og sikre – god økonomistyring i klubben
  • Utarbeide regnskap og budsjett i samarbeid med kasserer
  • Ansvarlig for søknader på diverse støtteordninger, via Økonomi og Sponsorutvalget.
  • Skal inneha rollene som «Ansvarlig for Politiattester» og «IT ansvarlig». Rollebeskrivelser under.
  1. Styremedlem 1 – Sportslig Leder 

Dette skal være den som bekler rollen som Sportslig Leder. Rollebeskrivelse under.

  1. Styremedlem 2 – Kasserer

Dette skal være den som bekler rollen som Kasserer. Rollebeskrivelse under.

  1. Styremedlem 3 – Ansvarlig Bane/Anlegg

Dette skal være den som bekler rollen som Ansvarlig Bane/Anlegg. Rollebeskrivelse under.

  1. Styremedlem 4 – Materialforvalter

Dette skal være den som bekler rollen som Materialforvalter. Rollebeskrivelse under.

  1. Varamedlem i Styret
  • Varamedlem skal tre inn i Styret dersom noen av de faste styremedlemmene må trekke seg. 
  • Kan delta på styremøtene dersom det er ønskelig. Ikke et krav.
  • Skal inneha rollen som Kvalitetsklubbansvarlig.
  1. Roller / Rollebeskrivelser

Samme person kan inneha flere roller, så lenge det ikke bryter med det som er sagt i vedtektene. Det er likevel ønskelig å involvere flest mulig i driften, så en person bør ikke bekle for mange roller.

Vi har følgende roller i klubben, med tilhørende rollebeskrivelse:

  1. Sportslig Leder 

Oppgaver:

  • Lede Sportslig Utvalg, og være ansvarlig for alle aktiviteter i regi av utvalget.
  • Være Styrerepresentant fra Sportslig Utvalg til Styret i Olsvik IL. Dette innebærer deltakelse på alle Styrets aktiviteter.
  • Kalle inn til møter i Sportslig Utvalg og sørge for at referater blir skrevet.
  • Gi input til Årsplanen på Sportslig Utvalg sine aktiviteter.
  • Sikre at administrasjonen av Sportslig Utvalg utføres ihht. denne Klubbhåndboken.
  • Sikre at Sportslig Utvalg sine øvrige aktiviteter også utføres ihht. Klubbhåndboken sine retningslinjer.
  • Sikre at Sportslig Utvalg sine medlemmer utfører sine oppgaver.
  • Holde rollebeskrivelsene til Sportslig Utvalg sine medlemmer oppdatert, og sikre at alle rolleinnehaverne kjenner sine oppgaver.
  • Rekruttere nye medlemmer til Sportslig Utvalg ved behov.
  • Ansvarlig for at Sportsplanen implementeres i klubben, at den holdes oppdatert, og at den revideres årlig. 
  • Følge opp at «Ansvarlig FIKS Klubben/Overganger» melder på til seriespill 
  • Følge opp at «Ansvarlig FIKS Klubben/Overganger» gjennomfører spilleroverganger 
  • Delta på kurs og fagsamlinger i regi av krets
  • Gi innspill til budsjettprosessen
  • Gi input til Styrets Årsmelding
  • Ansvar for å fordele treningstidene mellom lag i henhold til Olsvik IL sine bestemmelser / prioriteringer.
  • Ved behov (avhengig av HFK sine retningslinjer fra år til år): Ansvar for kampoppsett til hjemmekamper som HFK ikke setter opp.
  1. Leder Arrangementsutvalg

Oppgaver:

  • Lede Arrangementsutvalget, og være ansvarlig for alle aktiviteter i regi av utvalget.
  • Være Styrerepresentant fra Arrangementsutvalget til Styret i Olsvik IL. Dette innebærer deltakelse på alle Styrets aktiviteter.
  • Gi input til Årsplanen på Arrangementsutvalget sine aktiviteter.
  • Sikre at administrasjonen av Arrangementsutvalget utføres ihht. denne Klubbhåndboken.
  • Sikre at Arrangementsutvalget sine øvrige aktiviteter også utføres ihht. Klubbhåndboken sine retningslinjer.
  • Sikre at Arrangementsutvalget sine medlemmer utfører sine oppgaver.
  • Holde rollebeskrivelsene til Arrangementsutvalget sine medlemmer oppdatert, og sikre at alle rolleinnehaverne kjenner sine oppgaver.
  • Rekruttere nye medlemmer til Arrangementsutvalget ved behov.
  • Gi innspill til budsjettprosessen
  • Gi input til Styrets Årsmelding
  1. Leder Økonomi og Sponsorutvalg

Oppgaver:

  • Lede Økonomi og Sponsorutvalget, og være ansvarlig for alle aktiviteter i regi av utvalget.
  • Være Styrerepresentant fra Økonomi og Sponsorutvalget til Styret i Olsvik IL. Dette innebærer deltakelse på alle Styrets aktiviteter.
  • Gi input til Årsplanen på Økonomi og Sponsorutvalget sine aktiviteter.
  • Sikre at administrasjonen av Økonomi og Sponsorutvalget utføres ihht. denne Klubbhåndboken.
  • Sikre at Økonomi og Sponsorutvalget sine øvrige aktiviteter også utføres ihht. Klubbhåndboken sine retningslinjer.
  • Sikre at Økonomi og Sponsorutvalget sine medlemmer utfører sine oppgaver.
  • Holde rollebeskrivelsene til Økonomi og Sponsorutvalget sine medlemmer oppdatert, og sikre at alle rolleinnehaverne kjenner sine oppgaver.
  • Rekruttere nye medlemmer til Økonomi og Sponsorutvalget ved behov.
  • Gi innspill til budsjettprosessen
  • Gi input til Styrets Årsmelding
  1. Leder Bane og Anleggsutvalg

Oppgaver:

  • Lede Bane og Anleggsutvalget, og være ansvarlig for alle aktiviteter i regi av utvalget.
  • Være Styrerepresentant fra Bane og Anleggsutvalget til Styret i Olsvik IL. Dette innebærer deltakelse på alle Styrets aktiviteter.
  • Gi input til Årsplanen på Bane og Anleggsutvalget sine aktiviteter.
  • Sikre at administrasjonen av Bane og Anleggsutvalget utføres ihht. denne Klubbhåndboken.
  • Sikre at Bane og Anleggsutvalget sine øvrige aktiviteter også utføres ihht. Klubbhåndboken sine retningslinjer.
  • Sikre at Bane og Anleggsutvalget sine medlemmer utfører sine oppgaver.
  • Holde rollebeskrivelsene til Bane og Anleggsutvalget sine medlemmer oppdatert, og sikre at alle rolleinnehaverne kjenner sine oppgaver.
  • Rekruttere nye medlemmer til Bane og Anleggsutvalget ved behov.
  • Gi innspill til budsjettprosessen
  • Gi input til Styrets Årsmelding
  • Dialog med kommunen om bane/anlegg.
  • Kontakt med Bergen kommune, Idrettshall (Anleggsansvarlig)
  • Vedlikehold Kiosk og bane
  • Ansvarlig for klubbens bruk av Olsvikhallen
  • Ansvar for oppmåling av 5’er baner
  • Har ansvar for at alle målene er i korrekt stand
  • Skifte/ordne alle målnettene før og under sesong
  • At ballboden er ryddig
  • Ansvar for snømåking og ”slodding”  og fresing av banen.
  • Sørge for ”storrengjøring” to ganger i året ( april / august)
  • Ansvar for å fordele treningstidene mellom lag i henhold til Olsvik IL sine bestemmelser / prioriteringer.
  • Ansvar for kampoppsett til hjemmekamper som HFK ikke setter opp.
  1. Leder Utvalg for Samfunns- og Verdiarbeid

Oppgaver:

  • Lede Utvalg for Samfunns- og Verdiarbeid, og være ansvarlig for alle aktiviteter i regi av utvalget.
  • Gi input til Årsplanen på Utvalg for Samfunns- og Verdiarbeid sine aktiviteter.
  • Sikre at administrasjonen av Utvalg for Samfunns- og Verdiarbeid utføres ihht. kapitlene 6.4.6 og 6.4.1 i denne Klubbhåndboken. 
  • Sikre at Utvalg for Samfunns- og Verdiarbeid sine øvrige aktiviteter også utføres ihht. Klubbhåndboken sine retningslinjer.
  • Sikre at Utvalg for Samfunns- og Verdiarbeid sine medlemmer utfører sine oppgaver.
  • Holde rollebeskrivelsene til Utvalg for Samfunns- og Verdiarbeid sine medlemmer oppdatert, og sikre at alle rolleinnehaverne kjenner sine oppgaver.
  • Rekruttere nye medlemmer til Utvalg for Samfunns- og Verdiarbeid ved behov.
  • Gi innspill til budsjettprosessen
  • Gi input til Styrets Årsmelding
  1. Materialforvalter

Oppgaver:

  • Er medlem i Styret i Olsvik IL. Dette innebærer deltakelse på alle Styrets aktiviteter.
  • Ansvarlig for klubben sin strategi på anskaffelse av utstyr, i tett dialog med Ansvarlig Marked.
  • Bestiller inn utstyr slik at det er nok baller, kjegler, markører og lignende til enhver tid.
  • Sørge for utstyrsinformasjon til trenere, spillere og foreldre.
  • Sørge for utstyr til trenere. Sikre at nye trenere mottar utstyrspakken sin når de har krav på den. 
  • Ha oversikt over hvilket utstyr alle lagene har/får 
  • Ha oversikt over drakter og behov.
  • Ansvarlig for å søke om nye gratisdrakter.
  • Følger opp alle avtaler som går på anskaffelse av utstyr
  • Bidra til at vi overholder våre forpliktelser i avtalene ift. utstyr.
  • Kvalitetssikre regninger og sørge for god dialog med kasserer
  • Bestille inn utstyr etter forespørsel fra trenere – dersom det er innenfor rimelighetens grenser. Om noe er uklart vedrørende bestillinger kontaktes Sportslig Leder.
  • Arrangere to klubbkvelder i året, der medlemmene får handle utstyr.
  • Ha oversikt over hvor mye klubben har handlet for gjennom utstyrsavtalen, og sikre at vi kommer i mål med bonuspakken.
  • Gi innspill i budsjetteringsprosessen.
  1. Kasserer

Oppgaver:

  • Er medlem i Styret i Olsvik IL. Dette innebærer deltakelse på alle Styrets aktiviteter.
  • Ansvarlig for føring av regnskap/kassadagbok
  • Utarbeide budsjett 
  • Ansvarlig for inn og utbetalinger
  • Ha oversikt over status på eventuelle forhåndsbetalte rabattkort (fergekort etc.)
  1. Ansvarlig Dommere

Oppgaver:

Rekruttering og oppfølging av dommere er en kjerneoppgave i klubben. Aktivitetene våre er helt avhengige av at barn og ungdom inspireres til å bli fotballdommere. En spennende og lærerik aktivitet som dommer gir mange en verdifull deltakelse i vår idrett. For å lykkes med rekruttering og den viktige oppfølgingsfasen er det avgjørende at klubben legger godt til rette. Dommeransvarlig er en viktig tilrettelegger. Det betyr en god samordning med styret i klubben, en bevisst rekrutteringsplan og oppfølging gjennom kurs og dommerforum.

For å bli en kvalitetsklubb må klubben ha en dommeransvarlig. På nivå 2 er det lagt til tilleggsoppgaver hvor det stilles større krav til klubben gjennom dommeransvarlig.

Klubben skal ha en person som er ansvarlig for rekruttering og oppfølging av dommerne.

  • Dommeransvarlig sin viktigste oppgave er å ha god kontakt og godt samarbeid med:
    • Klubbens dommere.
    • Klubbens styre og administrasjon.
    • Lagledere og trenere
    • Sette opp dommere til serieturneringer.
    • Sette opp dommere til seriekamper (primært 10-12 åringene, kretsen setter opp dommere for de som er eldre)
    • Fotballkretsen. 
      • Tydelig definert rolle inn mot styret er viktig. En naturlig plass vil være i sportslig utvalg
      • Delta på samlinger for dommeransvarlige hos kretsen
      • Komme med innspill på evt endringer i dommerhonorarer
      • Kretsen skal levere møteplasser for kvalitetsklubbene. Dette skal være møteplasser som er med på å videreutvikle og underbygge den kompetansen som befinner seg i klubbene og hvor sentrale elementer av NFF kvalitetsklubb er tema.
  • Skal sammen med styret ha hovedansvaret for å rekruttere og beholde nok dommere i forhold til antall lag.
  • Klubben skal ha aktive dommere
  • Skal legge til rette for å tilby dommerkurs til dem som ønsker det, og følge opp og veilede disse i kamper.
  • Klubben skal gjennomføre klubbdommerkurs i forkant av sesongstart. Det skal legges særlig vekt på rekruttering av jenter.
  • Legge til rette for at klubbdommerne får praktisert nok i etterkant av kurs
  • Skal årlig tilby kretsdommerkurs til ungdommer i klubben
  • Skal ha ansvaret for å tilby dem som har ambisjoner og talent, videre oppfølging og etterutdanning i nært samarbeid med kretsen.
  • Oppfølging av aktuelle klubbdommere til rekrutteringsdommerkurs
  • Rekruttere minimum 1 kvinnelig rekrutteringsdommer hvert år
  • Skal ha ansvaret for å påse at dommerne har en naturlig plass i klubbmiljøet på lik linje med spillerne.
  • Dommeransvarlig skal ha ansvar for en årlig regelgjennomgang med klubbens spillere i ungdomsfotballen
  • Skal ha ansvaret for å påse at utstyr til dommerne inngår i klubbens utstyrsavtale.
  • Skal tilrettelegge treningsmuligheter for dommerne, gjerne sammen med klubbens lag, herunder også deltakelse på treningsleire.
  • Skal informere og tilrettelegge for deltakelse på Sommercup’er
  • Administrere FB-siden vår https://www.facebook.com/groups/455727777957996/ og ha en oppdatert liste over dommere i klubben
  • Legge til rette for samarbeid mellom klubber i nærmiljø
  1. Ansvarlig Integrering
  • Avholde årlig rekrutteringsdag blant beboerne i Leirvikåsen
  • Sikre spesiell tilrettelegging for dem som trenger det, både praktisk og økonomisk
  • Informere om støtteordninger og muligheter
  • Sikre at klubben søker om integreringsmidler, og kvalitetssikre bruken av disse
  • Lage retningslinjer for trenere og lagleder for hvordan de best kan bidra til god integrering (kommunikasjon, informasjon, logistikk etc)
  1. 6.3.10.Ansvarlig Fair Play

Oppgaver:

  • Administrere klubbens Fair Play søknad.
  • Sikre at klubben opprettholder sine Fair Play forpliktelser gjennom sesongen.
  • Innkjøp av nødvendige Fair Play effekter til lagene.
  • Bidra til korrekt differensiering på klubbens lag. Kvalitetssikre retningslinjene for differensiering.
  • Orientere trenere / ledere på trener/lagledermøte
  • Orientere foreldre på foreldremøter
  • Holde seg orientert / delta på samlinger rundt Fair Play i krets / forbund regi
  • Organisering av Kampvert ordning
  • Ansvarlig for holdningskontrakter
  • Arrangere årlig møte for klubbens medlemmer, der man tar opp diverse viktige holdningsskapende temaer.
  1. 6.3.11.Ansvarlig Dugnad
  • Sette opp årlig dugnadsoppsett – innen påske
  • Fordele dugnad til de ulike lagene via lagleder, og sikre at dugnadene gjennomføres som planlagt 
  • Skaffe nye dugnadsmuligheter til klubben
  1. 6.3.12.Ansvarlig Marked

Oppgaver:

  • Vedlikeholde de sponsorene vi allerede har
  • Skaffe nye sponsorer
  • Sørge for at forpliktelsene i avtalene våre blir oppfylt
  • Etablere retningslinjer for draktreklame
  1. 6.3.13.Treneransvarlig

Oppgaver:

  • Ansvarlig for at Sportsplanen legges til grunn for gjennomføring av aktiviteten i klubben
  • Gjøre Blå side kjent for ledere / trenere / foreldre / barn 
  • Skal inneha rollen som Oppstartsansvarlig. 
  • Stilling som Trenerkoordinator, innebærer et tett samarbeid med Trenerveileder, der Treneransvarlig har et administrativt ansvar og Trenerveileder har et sportslig ansvar.
  • Være en ressursperson og støttespiller for trener- og laglederapparatet og fungere som et kontaktpunkt mellom klubb og lag. Sikre at lagledere kjenner rollen sin og jobber likt.
  • Ha oversikt over trenerteam på de ulike lagene og legge til rette for at lagene har nok ressurser og utstyr, herunder ansettelse av trenere og lagledere på de ulike lagene. Kvalitetssikre rekruttering av trenere og lagledere. Ingen skal ha slike tillitsverv i klubben uten at Treneransvarlig er informert.
  • Være oppstartsansvarlig for mikro-/1.klasse lag og sørge for at lagene får på plass gode team og får nødvendig utstyr og treningstider
  • Være med på å utarbeide nye treningstider vår og høst
  • Ansvarlig for at det arrangeres kurs/samlinger i klubben, der trenerveileder er ansvarlig for innhold. Kan skje i samarbeid med Kjøkkelvik og ressurser fra NFF Hordaland:
    • Temaøkter/impulssamlinger, 
    • Barne- og ungdomsfotballkveld hvert år, 
    • Trenerforum 1-2 ganger pr år.
  • Informasjonsansvarlig fra klubb ut mot lagene, herunder: Informere om cup’er og andre arrangement, generell informasjon fra klubben, utstyr og anlegg etc.
  • Administrere www.treningsokta.no. Sørge for at treningsøkta er tilgjengelig for lagene og at alle har fått opplæring.
  • Legge til rette for at spillere kan få hospitere inn på lag som hjelpetrenere og følge opp disse
  • Kompetanseansvarlig:
    • Kartlegge kompetanse hos lagledere og trenere innen kurskatalog fra NFF Hordaland kommer høsten hvert år. 
    • Planlegge kompetanseutvikling hos lagledere og trenere og kommunisere ut tilbud av kurs og samlinger. 
    • Verv innebærer for øvrig et tett samarbeid med materialforvalter og en rolle i sportslig utvalg
  1. 6.3.14.Trenerveileder

Oppgaver:

  • Stilling som Trenerveileder innebærer et tett samarbeid med Trenerkoordinator, der Trenerkoordinator har et administrativt ansvar og Trenerveileder har et sportslig ansvar.
  • Trenerveileder skal skrive 2 års kontrakt med klubben for å bli prioritert på NFF sitt trenerveilederkurs.
  • Være en ressursperson og støttespiller for det øvrige trenereapparatet, hvor formålet er å heve kvaliteten på det daglige trenerarbeidet. Herunder bistå med planlegging, kursing, øvelser og gjennomføring av trening. Status og behov for de ulike lagene, skal kartlegges ila jan-mars hvert år
  • Veilede trenere på feltet, både i treningssammenheng og i kampgjennomføring. Veiledningen, med trenerne, skal være avtalt på forhånd. Trenerveileder skal på forhånd, ha fått en oversikt over dagens tema på treningen. 
  • Bygge klubbkultur og sørge for at vi får kontinuitet og sammenheng i hele treningsarbeidet vårt i tråd med sportsplan. 
  • Arrangere temaøkter/impulssamlinger i klubben for både barne- og ungdomslagene, der deler av økten skjer på feltet. 
  • Ansvarlig for at det gjennomføres barne- og ungdomsfotballkveld hvert år. Kan samkjøres med Kjøkkelvik og ressurser fra NFF Hordaland kan trekkes inn ved behov.
  • Arrangere trenerforum 1-2 ganger pr år
  • Bistå med implementering av www.treningsokta.no i samarbeid med trenerkoordinator, der sistnevnte er ansvarlig for den administrative delen. Trenerveileder skal kvalitetssikre innhold og veilede
  • Verv innebærer en rolle i sportslig utvalg
  • Ønsket kompetanse: 
    • Gjennomført kurs for trenerveileder i kretsen, eller være påmeldt dette innen første år i verv
    • Minimum C-lisens og ha ambisjoner om B-lisens i løpet av 2 år fra verv tiltredes
  1. 6.3.15.Koordinator samarbeidslag

Oppgaver:

  • Skal ha ansvaret for samarbeid med andre klubber
  • Sikre at samarbeidet er formalisert gjennom avtaler
  • Sørge for at vi oppfyller forpliktelsene i avtalene
  • Sikre at vi har god kommunikasjon med samarbeidsklubber.
  1. 6.3.16.Ansvarlig IT

Oppgaver:

  • Ansvarlig for alle klubbens IT relaterte oppgaver.
  • Oppdatere hjemmeside jevnlig
  • Eie Facebook siden
  • Vedlikeholde medlemsregister
  • Sørge for at alle trenere og ledere i klubben har tilbud om KXweb kurs
  1. 6.3.17.Ansvarlig Kiosk

Oppgaver:

  • Totalansvar for driften av kioskdelen, basert på føringene gitt fra styret i klubben.
  • Utforme retningslinjer for Kiosk drift
  • Samarbeide med dugnadsansvarlig for å bemanne kiosken.
  1. 6.3.18.Hovedtrener

Oppgaver:

  • Har det sportslige ansvaret for laget. 
  • Følge opp klubbens verdier på banen. Trenerne er klubbens viktigste ambassadører, og skal være gode forbilder og oppdragere.
  • Følge opp Fair Play på trening og kamp. Olsvik IL er en Fair Play klubb, og har forpliktelser her.
  • Ha fokus på utviklingsmål fremfor resultatmål
  • Utføre oppgavene sine ihht. klubbens sportsplan.
  • Sikre at lagets trenergruppe er koordinert.
  • Rapporterer til og styres av Olsvik IL sin trenerkoordinator
  • Møte forberedt til trening og arrangere lagets treninger.  Kommunisere treningsplan ut til hjelpetrenerne i god tid i forkant på avtalt format.
  • Delta på de trenermøtene som arrangeres
  • Delta på terminlistemøter for å lage kampoppsett.
  • Delta på de førstehjelpskursene som arrangeres
  • Delta på foreldremøter
  • Vokse sammen med laget. Denne utviklingen ivaretas ved at man deltar på trenerkurs i takt med lagets årstrinn, til man når et tilstrekkelig utdanningsnivå.
  • Ta ut lagene til kamper og cup’er, i tett samarbeid med Lagleder
  • Ivareta hospitering
  1. 6.3.19.Lagleder

Oppgaver:

  • Har det Administrative ansvaret for laget. 
  • Rapporterer til og styres av Olsvik IL sin trenerkoordinator
  • Eier av lagets bankkonto / kort. Sikre at alle lagets midler står på denne kontoen.
  • Delta på terminlistemøter for å lage kampoppsett.
  • Sikre god kommunikasjon med spillere/foreldregruppen.
  • Kommunisere lagets aktiviteter ut til spillere og foreldre (kampoppsett, treninger, cup’er, dugnader, kjørelister). Sikre deltakelse som forventet av spillere og foreldre.
  • Melde på lag til cup’er, etter dialog med hovedtrener. Hjelpetrenere kan ikke melde på lag alene.
  • Få oversikt over deltakelse på kamper. Samarbeide med Hovedtrener om lagoppsett.
  • Ansvar for fellesmateriell (lagbag, medisinskrin, keeperutstyr, baller, vester etc.). Ha oversikt over drakter som er utlevert til spillerne.
  • Avtale med dommer dagen før hjemmekamp
  • Avtale med motstanders lagleder uken før kamp.
  • Ansvarlig for at medlemsliste er ajour på hjemmesiden
  • Sikre at laget til enhver tid har tilstrekkelig utstyr
  • Arrangere foreldremøter. Kommunisere klubbens verdier og retningslinjer ut til foreldregruppen.
  • Sosiale arrangementer for laget.
  • Delta på andre relevante koordineringsmøter der laget må være representert.
  • Delta på førstehjelpskurs.
  • Oppdatere lagets hjemmeside ved behov.
  • Ansvarlig for lagets Facebookgruppe. Sikre at de som trenger å være medlem der er med.
  • Få tatt et lagbilde hver sesong, og gi ut til spillerne.
  • Legge inn sine kamper i kalenderen på hjemmesiden, og passe på å følge dem opp ift endringer .
  1. 6.3.20.Hjelpetrener

Oppgaver:

  • Assisterer Hovedtrener på trening og kamp 
  • Hjelpetrener kan ikke melde på lag til cup’er uten dialog med hovedtrener.
  • Skal delta på de trenermøtene som arrangeres
  • Skal delta på de førstehjelpskursene som arrangeres
  1. 6.3.21.Oppstartansvarlig

Oppgaver:

  • Ansvarlig for å gjennomføre oppstart av nye lag i klubben. 
  • Sikre at nye lag kjenner til klubbens verdier og retningslinjer
  • Sikre at alle praktikaliteter rundt laget er på plass.
  • Bruke «Rutiner for oppstart av lag for førsteklassinger»
  • Bruke «Rutiner for oppstart av mikrolag»
  1. 6.3.22.Ansvarlig for politiattester

Oppgaver:

  • Etablere klubbens rutiner ift. politiattester.
  • Holde oversikt over hvem som har fremvist politiattest
  • Sørge for at alle trenere, lagledere og hjelpetrenere som rekrutteres til klubben fremviser politiattest før de får starte.
  • Ha dialog med Sportslig Leder / Treneransvarlig for å sikre at ingen uten politiattest har roller i Olsvik IL.
  1. 6.3.23.Ansvarlig FIKS Klubben/overganger

Oppgaver:

  • Sørge for at FIKS klubben til enhver tid er oppdatert med korrekt info om lagene
  • Sørge for at alle Olsvik IL sine spillere til enhver tid er registrert i FIKS.
  • Ansvarlig for påmelding til seriespill og NM for alle lag
  • Håndtere overganger til og fra klubben
  • Når vi mottar melding om overgang fra andre klubber: Sjekke opp mot vårt medlemsregister om spiller skylder kontingent. Stoppe overgang dersom ja.
  1. 6.3.24.Utvalgsmedlem

Oppgaver

  • Delta på møter i utvalget
  • Bidra ved å utføre oppgaver som lederen i utvalget tillegger dem.
  1. 6.3.25.Valgkomite
  • Olsvik IL praktiserer ikke bruk av valgkomite, da det har vist seg å ikke fungere. Styret rekrutterer nye medlemmer etter behov, og disse godkjennes på årsmøtene.
  1. 6.3.26.Revisor
  • Olsvik IL har ikke en omsetning høy nok til å ha revisorplikt. Det er tilstrekkelig med to interne revisorer som velges på Årsmøtet, iht. klubbens vedtekter. 
  • Revisorenes oppgave er å revidere årsbudsjettet før årsmøtet, og levere revisorrapport.
  1. 6.3.27.Spillerutvikler
  • Lede Olsvik Akademiet, inklusiv planlegging og gjennomføring av treningsøktene
  • Sikre at alle lag gjennomfører hospitering etter klubbens retningslinjer
  • Ha oversikt over talenter i klubben som utmerker seg
  • Lage treningsplan for enkeltspillere
  • Gjennomføre spillersamtaler og foreldresamtaler
  • Informere hovedtrener på avgivende og mottakende lag (ift hospitering)
  • Sørge for at hospiteringsplaner ivaretas ved påmelding av lag i seriespill
  1. 6.3.28.Kvalitetsklubbansvarlig
  • Rollen som Kvalitetsklubbansvarlig skal innehas av Varamedlem i Styret.
  • Skal være klubbens kvalitetssikrer og kontaktperson mot NFF Hordaland og sørge for fremdrift i kvalitetsarbeidet som gjennomføres.
  • Sikre at klubben til enhver tid driftes iht. oppnådd kvalitetsklubbnivå. Rapportere eventuelle avvik til styret – og sikre at nødvendige tiltak blir gjennomført.
  • Delta på NFF Hordaland sine tiltak rettet mot Kvalitetsklubber og Kvalitetsklubbansvarlige. Som et minimum sikre at klubben er representert på disse.
  • Gjennomføre årlige møter med Veiledere fra NFF Hordaland.
  1. 6.3.29.Frivillighetskontakt
  • Arbeide tett med de andre rollene mot skoleringsplaner
  • Ha oversikt over de frivillige i klubben med informasjon verv/roller, formell/uformellkompetanse og kontaktopplysninger.
  • Kvalitetssikre klubbens jobb med registrering av roller i FIKS
  • Ha oversikt over relevante kurs og samlinger i regi av NFF og andre.
  • Kartlegge behov, rekruttere inn nye og beholde frivillige i nært samarbeid med valgkomiteen.
  • Være en pådriver i å bygge et godt miljø for de frivillige.
  • Implementere klubbens plan for de frivillige
  • Opprette og vedlikeholde register over alle frivillige i klubben.
  • Bindeledd mellom styret i klubben og de frivillige. Denne personen bør sitte i styret.
  1. Utvalg

Klubben skal ha følgende operative utvalg: 

  1. Sportslig Utvalg

Sportslig Utvalg skal håndtere alle saker relatert til den sportslige driften av klubben. Oppgavene er beskrevet innunder de forskjellige rollene som er representert i utvalget.

Sportslig Leder skal lede utvalget og være styrets representant. I tillegg skal følgende roller være inkludert i utvalget: Trenerkoordinator, Trenerveileder, Spillerutvikler, Ansvarlig Dommere, Materialforvalter og Koordinator Samarbeidslag

  1. Økonomi og Sponsorutvalg

Økonomiutvalget skal håndtere saker relatert til den økonomiske driften av klubben. Oppgavene er beskrevet innunder de forskjellige rollene som er representert i utvalget.

Nestleder (skal lede utvalget og være styrets representant). I tillegg skal følgende roller være inkludert i utvalget: Kasserer, Ansvarlig Marked og Materialforvalter

  1. Bane & Anleggsutvalg

Bane & Anleggsutvalg er ar ansvarlig for å sikre at Olsvikbanen og tilhørende anlegg er ryddig og vedlikeholdt., samt sikre videreutvikling av anlegget.

Følgende roller skal være representert

Ansvarlig bane/anlegg (skal lede utvalget og være styrets representant). I tillegg skal følgende roller være inkludert i utvalget: Utvalgsmedlem 1 og Utvalgsmedlem 2.

  1. Arrangementsutvalg

Arrangementsutvalget skal håndtere klubbens fellesarrangementer og dugnader, samt styre kioskdriften. Oppgavene er beskrevet innunder de forskjellige rollene som er representert i utvalget.

Styrets Nestleder skal lede utvalget og være styrets representant. I tillegg skal følgende roller være inkludert i utvalget: Ansvarlig Dugnad, Ansvarlig Kiosk, Utvalgsmedlem 1.

  1. Ungdomsutvalg

Klubben ønsker å få i gang et ungdomsutvalg, men har i skrivende stund ikke fått til dette. Dette vil komme inn på organisasjonskartene våre når det er etablert. Stillingsbeskrivelsene vil også bli laget i samarbeid med medlemmene.

  1. Utvalg for Samfunns- & Verdiarbeid

Utvalg for Samfunns- og Verdiarbeid skal sikre at klubbens verdier gjenspeiles i klubbens aktivitet, og fronte klubbens samfunns- og verdiarbeid utad. Oppgavene er beskrevet innunder de forskjellige rollene som er representert i utvalget.

Ansvarlig Samfunns og Verdiarbeid i klubben skal lede utvalget og være styrets representant. I tillegg skal følgende roller være inkludert i utvalget: Ansvarlig Fair Play, Ansvarlig MOT, Utvalgsmedlem 1

  1. ØKONOMI
    1. Kontoinformasjon

Klubben har 3 kontoer som disponeres og driftes av Kasserer. I tillegg til dette så har alle klubbens lagledere en egen driftskonto for sine lag, som eies og regnskapsrapporteres av klubben. 

  1. Kontingenter

Detaljene rundt kontingenten ligger på hjemmesiden. Olsvik IL legger vekt på å ha lav kontingent, og ha gode ordninger rundt oppdaling av betaling for dem som ønsker det. Hos oss skal fotballen være for alle.

https://kxweb.no/portal/public/showContentCategory.do?id=948494143
  1. Reiser
  • På reiser til seriekamper som er mer enn 50 km en vei, så dekkes km for hele reisen med 2 kr pr. km. Forutsetningen er at det kjøres med fulle biler.
  • Ferger dekkes, uavhengig av km avstand. Det kjøpes inn fergekort som styres av Kasserer.
  • Bompenger dekkes på reiser til seriekamper som er mer enn 50 km en vei.

Reiser til cup’er dekkes ikke.

  1. Sponsing internt

Klubben kan sponse enkeltaktiviteter. Dette må søkes om til styret.

  1. Kurs

Klubben refunderer påmeldingsavgiften på trener og lederkurs. 

Deltakelse på trenerkurs skal godkjennes av Treneransvarlig.

Deltakelse på lederkurs skal godkjennes av Styret.

  1. Dommerhonorarer
  • 3’er 100,- 
  • 5’er 100,-
  • 7’er 150,- 
  • 9’er G/J 12 250,- 
  • 9’er G/J 13 400,-
  • 7’er, 9’er og 11’er der kretsen ikke setter opp dommer for G/J14+ 400,-

Satsene over gjelder hele kamper. For serieturneringer, miniturneringer eller andre kamper der det ikke spilles full kamptid, skal dommersatser pr kamp avklares med dommeransvarlig

  1. Dommerutstyr

Kretsdommere skal ha komplett utstyr dekket av klubben når de er ferdig med kurs og forplikter seg å dømme minimum 3 kamper for kretsen pr år, være disponible som dommer G12/J12 kamper og treningskamper i egen klubb, samt delta på dommersamlinger i klubben. Dommerutstyr som dekkes er:

  • Dommerdrakt, short og strømper
  • Kort og dommerfløyte

Dommerne får videre dekket inntil 1000,- pr år i nytt utstyr, men kan søke om utvidet beløp ved behov.

  1. Stipend

Spillere som er med på kretslag, gis et stipend på opptil 2000,- pr år. Dette er til bruk for dokumentertte egenandeler/kostnader forbundet med reiser i regi av krets-/landslag. Stipendet utbetales i desember hver år.

Stipend gis bare til spillere som er medlem i Olsvik IL ved utgangen av sesongen, og som ellers ikke har noe økonomisk utestående med klubben. 

  1. Regler i forhold til Bettingselskaper

Noen bettingselskaper gir odds på Olsvik IL sine A-lag sine kamper og tabellposisjon. Det er ikke lov for spillere og ledere å tippe på eget lags prestasjoner. Man skal også unngå å tippe på andre lag i samme avdeling, der Olsvik IL sin prestasjon kan påvirke andre lags skjebne.

  1. HMS
    1. Forsikringer

Klubben betaler lagsforsikring for alle sine lag. Denne dekker alle spillerne som er korrekt registrert på lagene. Det vil si at kontingent må være betalt, og spillere over 12 år må være registrert i FIKS klubben.

Det er mulig å tegne utvidet fotballforsikring, som gir hurtigere behandling og en del kostnader dekket. Utdrag fra reglementet under:

Fotballforsikringen inkluderer fotballspillere i alle aldre.

For spillere under 12 år er det et krav om at spillerne er registrert som medlem av en fotballklubb tilknyttet Norges Fotballforbund. Spillerne vil dermed også være dekket ved utøvelse av organisert aktivitet i øvrige idrettslag som er medlem av Norges Idrettsforbund.

Dette betyr at alle fotballspillere, uavhengig av alder og nivå, har samme dekning under grunnforsikringen.

Spillere som har fylt 12 år må være registrert i FIKS som aktive med lagsforsikring inneværende sesong for å være dekket av forsikringsordningen.

Det er klubbens ansvar at alle spillere er registrert som aktive med lagsforsikring i FIKS.

I henhold til Norges Fotballforbunds Kampreglement, Kapittel 2, § 2-1 h, må spillere som har fylt 12 år, for å være spilleberettiget i obligatoriske kamper, være registrert i FIKS som aktive inneværende sesong.

https://www.fotball.no/nff/fotballforsikring/
  1. Refusjon av egenandel ved skader

Olsvik refunderer inntil 1.000 kroner i behandlingsutgift/egenandel ved legevaktbesøk etter akutt skade på trening eller kamp i regi av klubben. Må dokumenteres med kvittering.

Hjertestarter

Klubben skal til enhver tid ha en operativ hjertestarter tilgjengelig i ballboden. Det skal hvert års arrangeres hjertestarterkurs for trenere og ledere.

  1. Førstehjelpskurs

Det skal hvert år tilbys et tilrettelagt førstehjelpskurs til trenere og ledere, skal dekke bruk av hjertestarter og litt generell førstehjelp rettet mot aktiviteten på banen. 

  1. Politiattester

Olsvik IL følger retningslinjene til NIF. Rutinene for hvordan dette håndteres ligger på hjemmesiden til klubben.

Politiattestene skal fornyes hvert 3. år.

Ordningen i korte trekk: 

• Alle ansatte og frivillige som skal utføre oppgaver for idrettslaget som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming, skal avkreves politiattest. 

• Det skal gjøres kjent når en stilling eller aktivitet krever fremvisning av politiattest. 

• Styret oppnevner en person som er ansvarlig for å avkreve politiattest. 

• Alle som skal utføre oppgaver som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming, må fremvise politiattest for klubbens Nestleder. Man søker via en link på klubbens hjemmeside, via egen Altinn bruker. Selve attesten sendes fra politiet hjem til den enkelte som selv må fremvise den for den styreoppnevnte personen i idrettslaget. 

• Politiattesten skal bare fremvises og lagres ikke hos idrettslaget. 

• Personer som ikke leverer politiattest eller har anmerkninger på attesten, skal ikke gis oppgaver som innebærer et tillits- eller ansvarsforhold overfor mindreårige eller mennesker med utviklingshemming. 

  1. AKTIVITETER

Klubben har som målsetning å gjennomføre følgende aktiviteter hvert år. Aktivitetsplanen detaljerer ut og tidfester alle aktivitetene som gjøres.

  1. Fotball
    1. Microlag

Det skal startes opp micro lag hver høst for barn som går siste året i barnehagen

  1. Seriespill

Klubben har som målsetning å opprettholde minimum ett lag i hver årsklasse, både for jenter og gutter. Primært 11’er lag i ungdom/voksen fotballen.

Alle lag som har stor nok stall skal meldes på til seriespill. Klubben skal søke løsninger for at alle lag blir mange nok til å melde på lag til seriespill (samarbeid med andre klubber, sammenslåing av årganger, hospitering etc.)

  1. Cupspill

Alle lag oppfordres til å arrangere miniturneringer, der man inviterer motstandere på samme nivå og åpner opp kiosk for å skape en fin ramme rundt kampene. Dommere fra klubbens ungdomslag skal benyttes, slik at disse også får ekstra aktivitet/trening.

Det er ellers ingen begrensninger på antall eksterne cup’er lagene kan delta på. Her dekkes påmeldingsavgiften.

Alle barnelagene skal delta på den sommercupen, eks Voss Cup, som klubben legger til rette for. Dersom barnelaget ikke vil delta på denne cupen, har de ikke mulighet for å delta på en annen sommercup. 

Olsvik IL følger HFK sine oppfordringer om å melde barnelagene på sommercup i eget fylke (Voss Cup og Kiwi Cup)

Ungdomslagene står fritt til å velge hvilke sommercup de vil delta på. Klubben anbefaler allikevel at ungdomslagene samarbeider om et felles reisemål.

Vi må være mye mer spesifikke ift sommercuppåmelding. 

6-11 år: (i nærmiljøet) Voss Cup, felles for alle lag.

12 år: (i Vestland) Sogndal Cup

13 år: (i norge) Reisecup i norge, Sør Cup etc.

14-16 år: (i norden) Dana Cup, felles for alle lag

17-19 år: (i europa) Her velger lagene fritt.

Andre cuputgifter kan søkes dekket. 

  1. 10.RETNINGSLINJER
    1. 10.1. Retningslinjer fra NFF
      1. 10.1.1.Link til NFF sin hjemmeside

NFF sine til enhver tid gjeldende retningslinjer ligger på deres hjemmeside. Olsvik IL skal alltid følge disse etter beste evne.

http://www.fotball.no/

Eventuelle spesifikke retningslinjer for HFK ligger på deres hjemmeside

http://www.fotball.no/Kretser/Hordaland/
  1. 10.1.2.Krav til kvalitetsklubb nivå 1

Klubben skal oppnå og opprettholde status som Kvalitetsklubb Nivå 1. Retningslinjer på linken under. Styret vi sørge for at aktiviteten til enhver tid tilfredsstiller kravene:

http://www.fotball.no/Utdanning-og-kompetanse/NFF-Kvalitetsklubb/Niva1/
  1. 10.2. KLUBBENS EGNE DOKUMENTER / RETNINGSLINJER
    1. 10.2.1.Klubbhåndbok

Dette dokumentet. Publisert på hjemmesiden. Dette er styret sitt dokument, som gir retningslinjer for driften av klubben.

  1. 10.2.2.Sportsplan

Vedlagt og publisert på hjemmesiden. Dette er Sportslig Utvalg sitt dokument, som gir detaljerte retningslinjer for den sportslige driften, innenfor rammene gitt av klubbhåndboken.

  1. 10.2.3.Økonomiplan

Vedlagt

  1. 10.2.4.Vedtekter

Vedlagt

  1. 10.2.5.Liste over hvem som innehar verv i klubben

Listen over hvem som innehar roller og verv i klubben ligger på nettsiden.

  1. 10.2.6.Årsplan

Årsplan ligger inne i kalenderen på nettsiden. 

  1. 10.2.7.Retningslinjer for arbeid i styre og utvalg

Alle utvalgene skal avholde minimum 2 årlige møter, som dokumenteres med møtereferater. Hvert utvalg skal ha en leder som sitter i klubbens Styre.

Lederne i utvalgene skal gi input til Olsvik IL sin årsplan og årsberetning, og rapportere til Styret i klubben på Styremøtene

  1. 10.2.8.Retningslinjer for lagene

Hvert lag skal ha

  • En lagleder
  • En hovedtrener

Disse to rollene skal ikke innehas av samme person.

Det bør i tillegg være et antall hjelpetrenere, slik at man alltid har en trener pr. lag som meldes på cuper / seriespill. 

  1. 10.2.9.Retningslinjer for påmelding til seriespill

Lagleder og Hovedtrener er de eneste som kan melde på lag til serie/cupspill. Regningen betales/refunderes av Kasserer. 

  1. 10.2.10.Retningslinjer for differensiering

Retningslinjene for Differensiering ligger i Sportsplanen.

  1. 10.2.11.Retningslinjer for dugnad


Som medlem i Olsvik IL pålegges det enkelte medlem eller medlemmets foresatte å delta i klubbens dugnadsaktiviteter.

Klubb dugnader kan inndeles i to kategorier

  • Klubbdugnad
    • Klubbdugnader, som fx. 17-mai, så tilfaller hele inntekten klubben.
      Klubben kan godskrive de lag som deltar på dugnaden.
  • Dugnader som fx. Bergen-Voss, så tilfaller 25% av inntektene klubben.
    Resten kan overføres lagkassene.
  • Olsvik Il har følgende klubbdugnader:
    • Arrangere 17-mai i samarbeid med skolekorpset og FAU
    • Sykkelrittet Bergen-Voss
    • Vakt i Olsvikhallen
    • Vakter i kiosken
    • Vedlikeholdsdugnader på bane/anlegg
  • Lagsdugnader 
    • De enkelte lag oppfordres til å skaffe seg dugnader for å kunne redusere egenandelen til spillere på arrangementer / cup’er
  1. 10.2.12.Rutiner for lag i Olsvik IL

Vedlagt

  1. 10.2.13.Rutiner for oppstart av første klasse lag

Vedlagt

  1. 10.2.14.Rutiner for oppstart av Micro lag

Vedlagt

  1. 10.2.15.Den blå siden

Den blå siden er vårt verdigrunnlag. Publiseres på hjemmesiden, og deles ut til trenere og foreldre ifm deres første møte med klubben. Oftest skjer dette på oppstartmøtene for micro lag og idrettsskole.

Den blå siden ligger i sin helhet i kapittel 52

  1. 10.2.16.Emblem og farger

TBA

  1. 10.3. AVTALER/FORPLIKTELSER
    1. 10.3.1.Torshov Sport / Nike

Vi har en utstyrsavtale med Nike, gjennom Torshov Sport, som gjelder for 3 år av gangen. Siste avtale gjelder fra 2018 tom 2020 og ligger i Dropbox.

  1. 10.3.2.Leie av Olsvik Grendahus

Her har vi en muntlig avtale på åremål med Formann Ragna Netland. Vi betaler kr. 10.000 pr. år for å leie grendahuset hver torsdag ettermiddag fra 17 til 24.

  1. 10.3.3.Medarrangør på 17 Mai i Olsvik

Vi arrangerer 17. Mai sammen med FAU. Avtalen er vedlagt.

  1. 10.3.4.Handleavtaler 

Olsvik IL har ingen handleavtaler med spesielle forretninger

  1. 10.3.5.Fotballforsikring

Vedlagt info skriv.

Ref. kapittel 81

Ref. www.fotballforsikring.no

  1. 10.3.6.Klubbforsikring

Premien er kr. 7 per medlem pluss kr 1500.

  1. 10.3.7.Tilleggsforsikring Landslagsskolen

Tilleggsforsikring som tilbys spillere som deltar på Landslagsskolen (kretslag). Skal tilbys aktuelle spillere for egen regning https://www.fotball.no/kretser/hordaland/spillerutvikling/artikler/2017/forsikring/ 

  1. 10.3.8.Norges Bingo og Lotteriforbund

Olsvik IL er medlem i dette forbundet. Det er en forutsetning for å få lov til å ta i mot midler fra Vannkanten Bingo.

Olsvik IL har medlemsnummer 5419.

  1. 10.3.9.Forsikringsavtale på klubbhuset

Avtalenummer 6549356 i Tryg Forsikring.

  1. 10.3.10.Trenerveilederkontrakt.
  2. 11.Anlegg 
    1. 11.1. Olsvikbanen

Kommunal bane

Vedlikeholdes av kommunen, Olsvik IL har driftsansvaret.

  1. 11.2. Klubbhus/ballbod

Eies av Olsvik IL på festet tomt.

  1. 11.3.Nøkler 
    1. 11.3.1.Ballbod & Garderobe

Følgende skal ha nøkkelbrikke

  • Trenere
  • Lagledere
  • Kioskansvarlig
  • Hele Styret
  • Hele Bane og Anleggsutvalget
  1. 11.3.2.Kiosk

Følgende skal ha nøkkelbrikke

  • Kioskansvarlig
  • Hele Styret
  • Hele Bane og Anleggsutvalget
  1. 11.3.3.Grendahuset

Følgende skal ha nøkkel og kode

  • Sportslig Leder
  • Leder Arr Komite
  1. 11.3.4.Olsvikhallen

Vi har en nøkkel til disposisjon. Nøkkelen ligger i en kodeboks i ballboden. De som trenger nøkkelen får koden.

  1. 11.3.5.Nybygget/fellesarealer

Følgende skal ha nøkkelkort

  • Styret
  1. 11.3.6.Port til banen

Porten er låst, vi har ikke nøkkel. Ambulansepersonnel har nøkkel dersom det oppstår behov for å kjøre inn på banen.

  1. 11.4.Eiendeler

Verdien av klubbens eiendeler synliggjøres ikke i regnskapet. Under er en liste over de mest sentrale eiendelene.

  • Fane til bruk på 17 Mai
  • Mobiltelefon og betalingsterminal
  • Klubbhus m/innhold
  • Utstyr til idrettsskolen
  • Mål og utstyr på banen 
  • 2 stk 3’er bane med vant
  • 4 stk 3’er baner med nett
  • PC til alarmen.
  • Snøskuffer
  • Stort partytelt
  • 2 stk griller
  1. 12.KOMMUNIKASJON / IT VERKTØY
    1. 12.1.Facebook

Olsvik IL har flere offisielle facebook sider. Alle som har noe med klubben å gjøre får tilgang der

Alle offisielle Facebook sider skal være lukkede.

All kommunikasjon på disse sidene skal være saklig og informativ. Upassende innlegg skal slettes umiddelbart. Dersom meldinger slettes av administratorer, så skal den som sendte meldingen ha beskjed på innboksen. Styret skal være administratorer.

Facebook er en gratis, hurtig og enkel måte å kommunisere med spillere og foreldre på, og alle oppfordres til å bli med der, selv om klubben ikke kan kreve det.

  1. 12.2.Hjemmesiden / 123 klubb

Olsvik IL har egen hjemmeside som administreres av IT ansvarlig i klubben. 

http://kxweb.no/portal/theme/organization/main.do?siteId=302

Trenere og Lagledere har tilgang til sitt lags områder. Man oppfordres til å lege inn litt nyheter rundt laget på hjemmesiden, og gjøre denne til et nyttig kommunikasjonsverktøy, samt sørge for at spillerlistene er oppdaterte. Kontigenten sendes ut basert på listene i 123 klubb, så det er viktig at disse er riktige.

  1. 12.3.S2S – Trenerverktøy

Dette er et gratis trenerverktøy som leveres til klubben via NFF. Alle trenere og lagledere oppfordres til å bruke dette systemet for å planlegge treningsøktene.

Sportslig Leder og Treneransvarlig er Administrator.

  1. 12.4.FIKS Klubben

FIKS klubben er NFF sitt medlemsregister. Elektroniske overganger håndteres gjennom dette systemet. Sportslig Leder og Treneransvarlig er administrator.

  1. 12.5.Elektroniske overganger

Gjøres i FIKS klubben, som beskrevet over.

  1. 12.6.E-mail

Klubben krever at alle foreldre/spillere oppgir en mailadresse ved innmelding.

Klubben har følgende faste mailadresser:

styre@olsvikil.no       (går til alle i Styret)

leder@olsvikil.no     (går til leder i Styret)

medlem@olsvikil.no   (går til Kasserer og Nestleder)

  1. 12.7.Altinn

Leder sitter på tilgangen til klubbens Altinn dokumentasjon, og gjør alle nødvendige transaksjoner der.

  1. 12.8.Idrettsregistreringen

Utføres av leder en gang i året.

  1. 12.9.Elektronisk arkiv

Alle klubbens styrende dokumenter skal arkiveres på google docs. Her har vi backup funksjon. 

Følgende dokumenter skal arkiveres hvert år:

  • Regnskap
  • Årsberetning
  • Styremøtereferater m/vedtakslogg
  • Årsmøtereferater
  • Klubbhåndboken
  • Sportsplanen
  • Økonomiplanen
  1. 12.10. Papirarkiv

Kasserer lagrer permene med regnskapet i henhold til regnskapsloven